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Claves para organizar un evento corporativo

2 septiembre 2010

Por Marcelo Gordín
Director de Enfasis Eventos

Muchas empresas creen que los eventos corporativos son “un día de descanso” para el personal. Eso se debe a que no saben cómo aprovechar su potencial para lograr otros objetivos. ¿Qué es lo que hay que tener en cuenta?

Aunque a primera vista pueda parecer que todos los eventos corporativos son parecidos, en realidad hay dos categorías muy diferenciadas: los motivacionales, que están dirigidos al personal de la propia empresa, y los promocionales, que son los que la empresa realiza hacia fuera (clientes). Estos universos también son diferentes, pero tienen en común la posibilidad de servirse del evento como una herramienta más para lograr diferentes objetivos.

En cualquiera de los casos, el Gerente debe saber que la cuestión no pasa por la contratación de un salón, un catering o un show, sino que lo importante es para qué se organiza la actividad. Es decir, no se trata de brindar un espectáculo personal de un artista, sino de seleccionar un show que forme parte de un todo, y que apunte a lograr un objetivo específico y claramente formulado. Entonces, cuando la gente sale comentando el show, algo estuvo mal enfocado, porque lo que a la empresa le sirve es apelar al evento para motivar mejor, difundir su producto o fidelizar a un determinado sector de la cadena de ventas, etc., etc.

Para organizar un evento corporativo, en primer lugar, es fundamental establecer cuáles son los objetivos que tiene el área de Recursos Humanos, de Marketing, el jefe de producto, etc.

Luego, habrá que evaluar qué tipo de evento podrá satisfacer esa necesidad, y en base a eso determinar el lugar, el tipo de actividad a realizar, el catering, etc.

Por ejemplo, hay eventos motivacionales que resultan mucho mejor realizarlos en una quinta, al aire libre, que en un salón de hotel y frente a mesas vestidas de manera formal.

A veces la empresa parte de una determinada idea e insiste en llevarla adelante, pero al analizar las necesidades a cubrir o los ejes a trabajar, un organizador experto podrá evaluar si la actividad es pertinente, y si no es así, proponer otras alternativas.

Uno de los aspectos que no hay que descuidar es la relación costo-beneficio. Los eventos de alto impacto deben estar siempre orientados a lograr resultados. Está claro que el lugar debe estar impecable, la comida debe ser perfecta, y el lugar bien ambientado. Pero la esencia del evento pasa por lo que se quiere trasmitir en él, el contenido que se le pueda dar para garantizar que el mensaje llegue a destino.

Luego, hay infinidad de aspectos a tener en cuenta para lograr un evento de calidad, que pueden organizarse a partir de dos ejes: el comunicacional, y el logístico.

En el eje comunicacional, habrá que considerar cuál es el plan de comunicaciones internas de la compañía; cuál es la cultura organizacional; qué se quiere comunicar; cuál es el resultado de la última encuesta de clima; y cómo se puede aprovechar este momento para dar algún tipo de respuesta o devolución, etc., etc.

En el eje logístico, habrá que analizar la cantidad de asistentes, la necesidad de una misma empresa de realizar eventos simultáneos, la duración del evento, los requerimientos de seguridad e higiene, el tipo de show, la acreditación, etc.

Muchas veces la organización del evento recae en la secretaria ejecutiva, la agencia de publicidad o la consultora de Relaciones Públicas. Pero es importante que a cargo de la organización haya un profesional: alguien que, apoyado en una mirada global, administre los recursos necesarios para alcanzar los objetivos planteados en todas las áreas (comunicacional y logística). Porque detrás de un evento, las responsabilidades y los recursos involucrados son infinitos, por lo que la mirada global no sólo es importante sino que es una condición sine qua non para que el evento tenga un contenido.

En síntesis: cuando una empresa decide la organización de un evento, está asumiendo muchos riesgos, y todo debe salir bien. Pero además –y fundamentalmente– se le presenta una oportunidad que no se debe desaprovechar: la de reunir a su personal en un solo lugar y al mismo tiempo, y transmitirle claramente un mensaje corporativo.

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